A járvány után is sokan dolgoznak majd otthonról

Tavaly tavasszal a járvány első hulláma alatt több mint tízszeresére nőtt a táv- vagy otthoni munkában foglalkoztatottak aránya Magyarországon. Általánosan elfogadott vélekedés munkáltatói oldalról, hogy ez az arány a járvány leküzdése után sem fog visszatérni a korábbi szintre. Összefoglaltuk, hogy melyek az otthoni munkavégzéssel kapcsolatos legfontosabb adó és jogi kihívások veszélyhelyzet idején.

A téma mélyebb megismerése előtt érdemes pontosan definiálni a fogalmakat, és megvizsgálni, hogy mi a különbség a távmunka és az otthoni munkavégzés (home office) között.

A távmunka egy atipikus munkaviszony, amit a Munka törvénykönyve szabályoz, és amelynek keretében a felek – a munkáltató és a munkavállaló – eleve abból indulnak ki, hogy a munkavállaló rendszeresen a munkáltató telephelyén kívül végzi munkáját. Alkalmazásának feltétele: a munkaszerződésben ki kell térni arra, hogy a munkavállaló ebben a formában látja el feladatait.

Az otthoni munkavégzés egy gyakorlat, amit a piaci szereplők alakítottak ki. A legtöbb munkahelyen ez a munkáltató hozzájárulásán alapul, aki alkalmanként, rövidebb időszakokra engedélyt ad a munkavállalónak, hogy otthoni környezetben dolgozzon. A munkavégzés szokásos helye (a munkahely) ez esetben nem változik meg.

Hányan dolgoznak munkahelyüktől távol?

Az Eurostat felmérése szerint az Európai Unió területén 2019-ben a munkavállalók átlagosan 5,3 százaléka dolgozott rendszeresen otthonról, ez az arány Magyarországon csak 1,2 százalék volt.

2020-ban a járványhelyzet eszkalálódásával – részben a járványügyi intézkedések, részben a jogos félelmek miatt – itthon is egyre többen kényszerültek munkahelyüktől távol ellátni feladataikat. A KSH adatai alapján tavaly márciusban a magyar munkavállalóknak már közel 8 százaléka dolgozott rendszeresen vagy alkalmanként ebben a formában, míg áprilisban és májusban arányuk mintegy 17 százalékra futott fel. A vészhelyzet megszűnésével a nyári hónapokban ez a szint természetesen csökkent, de még így is jóval meghaladta a januárban és februárban mért értékeket.

Milyen szabályok vonatkoztak az otthoni munkavégzés elrendelésére korábban, és milyen mozgástere van a munkáltatóknak most, a veszélyhelyzet alatt?

A „békeidős” jogszabályok szerint otthoni munkavégzést a munkáltató egyoldalúan, időlegesen és egy évben összesen maximum 44 munkanapra rendelhetett el. Ezen a korláton lazított egy 2020 márciusában, a veszélyhelyzet kihirdetését követően született kormányrendelet, amely kimondta, hogy a munkáltató egyoldalúan és korlátozások nélkül is elrendelhet táv- vagy otthoni munkavégzést. Ez a szabály egészen 2020 nyárig maradt érvényben.

A 2020. november 4-én kihirdetett második veszélyhelyzet után (2020. november 12-én) megjelent 487-es számú kormányrendelet lakonikusan úgy fogalmaz, hogy a veszélyhelyzet megszűnéséig a felek a távmunka vonatkozásában gyakorlatilag bármiben eltérhetnek a Munka törvénykönyvében rögzített szabályoktól. Fontos, hogy a munkavállaló és a munkáltató megállapodjanak a távmunkavégzés feltételeiben, és ezt valamilyen formában rögzítsék (munkaszerződés-módosítással vagy szabályzat alapján történő egyedi megállapodással). Mivel a parlament 2021. február 22-én a veszélyhelyzet további 90 napos meghosszabbításáról döntött, ezért ez az ideiglenes szabályozás május 22-ig van érvényben.

Milyen költségtérítés illeti meg a munkavállalót otthoni munkavégzés esetén?

Az előbb említett megállapodásban érdemes kitérni a felek által biztosított munkaeszközök körére valamint a költségtérítés mértékére is. Az otthoni munkavégzésnek a munkavállalók oldalán ugyanis lehetnek költségnövelő tényezői. A Munka törvénykönyvének előírása alapján a munkavégzéssel kapcsolatban felmerült indokolt költségeket – eltérő megállapodás hiányában – a munkáltatónak meg kell fizetnie, és ez a szabály vonatkozik a távmunkára, illetve az otthoni munkavégzésre is.

A 2020. november 12-én hatályba lépett 487-es kormányrendelet alapján két megoldás kínálkozik az indokolt és igazolt költségek megtérítésére. Az egyik, hogy a munkáltató a ténylegesen távmunkával töltött napok arányában adómentes költségtérítést, közkeletű nevén „rezsiátalány”-t fizethet a munkavállalónak a munkával kapcsolatban felmerült költségek (pl. internetszolgáltatás, fűtés, villany, stb.) arányosított részének megtérítéseként. Amennyiben ennek havi mértéke nem haladja meg az év elején érvényes minimálbér 10 százalékát, akkor ez a rész adómentesen adható. Ez az út akkor járható, ha a munkavállaló nem érvényesít a távmunka rezsiköltségeivel kapcsolatban tételes költségelszámolást, ami a másik megoldásnak számít.

A rezsiátalány csak egy lehetőség, amelyet nem kötelező nyújtani. Előnye, hogy a jelenleg érvényes szabályozás szerint egyszerű megfizetni és elszámolni, előfeltétele azonban, hogy a munkáltató és a munkavállaló megállapodjon egymással.

Az otthoni munkavégzés esetén – a munkakörnyezet kialakításakor vagy fejlesztésekor – előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor a szükséges eszközöket és berendezéseket a munkavállalónak kell beszereznie. Itt az a jó módszer, ha ezekről a beszerzésekről minden esetben a munkáltató nevére állítanak ki számlát. Ennek részben azért van jelentősége, mert a munkajog szerint a munkáltató köteles biztosítani a munkavégzés feltételeit, aminek részét képezi az ehhez szükséges eszközök átadása. Az otthoni munkavégzéskor az így beszerzett és nyilvántartott munkaeszközök a munkáltató által átadott munkaeszközöknek minősülnek akkor is, ha az eszközbeszerzést a munkavállaló intézte. Ha a beszerzés költségét a munkavállaló állta, természetesen jogosult annak adómentes megtérítésére.

Munkahelyi balesetnek számít, ha valaki otthon végez munkát, és megsérül? Hogyan lehet definiálni, hogy a távmunka vagy az otthoni munkavégzés esetén mi tekinthető munkahelynek?

2018-ban a távmunkavégzéssel kapcsolatban két fontos passzus került a Munkavédelmi Törvénybe. Az egyik arra vonatkozik, hogy ha a munkavállaló már kialakította munkakörnyezetét, amit a munkáltató fel is mért és jóváhagyott, akkor azt a munkavállaló nem változtathatja meg. A másik kimondja, hogy csak az a baleset minősül munkabalesetnek, ami a távmunkavégzéshez kapcsolódó helyszínen következik be.

A pandémia kezdetén, amikor hirtelen megugrott a távmunkában dolgozók aránya, a munkáltatóknak nem volt lehetőségük felmérni, hogy a munkavállalók milyen munkakörnyezetet alakítottak ki otthon. A leggyakoribb megoldás az volt, hogy távoli tréningeket tartottak számukra a munkakörnyezet kialakításának szabályairól, illetve fényképeket, videókat kértek tőlük a végeredmény ellenőrzése céljából.

Általánosságban elmondható, hogy az ellenőrzés felelőssége mindig a munkáltatót terheli. Az első vészhelyzet azonban olyan objektív akadályokat gördített ez elé, hogy a munkavállalóknak ebben az időszakban elég volt azt kell prezentálnia, hogy a körülményekhez képest minden tőle telhetőt megtettek-e a biztonságos munkavégzés feltételeinek kialakítása érdekében.

A 2020. november 12-én hatályba lépett 487-es számú kormányrendelet nagyfokú könnyítést vezetett be ezen a téren. Kimondta, hogy a vészhelyzet idején nem kell alkalmazni a Munkavédelmi Törvény távmunkavégzésre vonatkozó speciális szabályait. Ez többek között azt jelenti, hogy a munkáltatónak nem kötelessége a kialakított munkakörnyezetre vonatkozó kockázatfelmérés technikai lebonyolítása. Elegendő, ha az otthoni munkavégzés megkezdését megelőzően tájékoztatja a munkavállalót a biztonságos munkavégzés alapvető szabályairól és feltételeiről. Ezt követően már a munkavállalót terheli a felelősség, hogy ezek szerint alakítsa ki és használja otthoni munkakörnyezetét.

Hogyan érdemes szabályozni a távmunka vagy az otthoni munkavégzés feltételeit?

Ha a munkáltató a vészhelyzet elmúlását követően is szeretné nagyobb arányban fenntartani a távmunka és az otthoni munkavégzés lehetőségét munkavállalóinak, akkor ennek érdemes jogi keretet szabnia.

Elsőként mérlegelnie kell azt, mi a fontos számára, milyen elképzelései vannak, és melyek azok a munkavállalói igények, amelyeknek eleget tud tenni. Ha távmunkában gondolkodik, akkor annak feltételeit mindenképpen munkaszerződésbe kell foglalni. Ha viszont csak az otthoni munkavégzést akarja alkalmanként engedélyezni, akkor – a korábban leírtaknak megfelelően – meg kell állapodnia a munkavállalóival.

Az MTA-PTE 2020-ban kutatást végzett arról, hogyan oszlik meg Magyarországon az otthoni munkavégzés szabályozása.

Ennek eredménye alapján az érintett munkavállalóknak csupán 8 százaléka rendelkezik olyan munkaszerződéssel, amely valamilyen módon említi a távmunkát vagy az otthoni munkavégzést. A cégeknek nagyjából 31 százalékának van otthoni munkavégzésre vonatkozó szabályzata, 61 százalékuknál pedig ilyen szabályozás hiányában valamilyen informális megállapodás alapján engedélyezik az otthoni munkavégzést.

Az otthoni munkavégzés feltételeinek és követelményeinek rögzítésére a munkáltató által kiadott írásbeli szabályzat nyújtja a legrugalmasabb megoldást. A felek közötti megállapodás alapját ez a dokumentum képezheti. Ebben többek között érdemes kitérni az otthoni munkavégzés igénylésének módjára, a munkáltató vagy a munkavállaló által biztosított munkaeszközök és berendezések körére, a munkavégzés helyére, a munkakörnyezet biztonságos kialakításának módjára, a költségtérítés mértékére, a munkarend meghatározására, valamint az elvégzett feladatok leadásának és ellenőrzésének menetére. A szabályzat megalkotásakor fontos támpontként szolgálhat a 2002-ben született távmunkáról szóló európai keretmegállapodás.

Az Andersen Webinar sorozatának „Az otthoni munkavégzés jogi és adózási kihívásai” című adása itt tekinthető meg teljes egészében>>