Online számlaadat-szolgáltatás tanácsadás

Az online számlaadat-szolgáltatás (Online Számla) a NAV felé teljesítendő, számlákhoz kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettség. Elsődleges célja, hogy az adóhatóság a beérkező számlaadatok alapján naprakész képet kapjon a tranzakciókról, és erre építve növelje az adóellenőrzések hatékonyságát, illetve szolgáltatási funkciókat tegyen elérhetővé az adózók számára. Az adatszolgáltatás lényegét tekintve azt jelenti, hogy a NAV‑nál adószámmal rendelkező, érintett áfaalanyoknak a számlák adatait a kibocsátás után azonnal el kell juttatniuk az adóhatósághoz. Ez a kötelezettség a módosító, a helyesbítő, valamint az érvénytelenítő számlákra is kiterjed.

Az online számlaadat-szolgáltatás bevezetése, jogszabályi háttere

Az online számlaadat-szolgáltatás bevezetése 2018. július 1-től kezdve több lépcsőben történt. A kötelezettség jogszabályi alapját elsődlegesen a 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (Áfa tv.) 10. számú melléklete adja.

A kezdetben megállapított 100 ezer forintos értékhatárt 2020. július 1-től eltörölték, ezzel egyidejűleg az érintettek köre is kibővült. A módosuló szabályok szerint számlaadat-szolgáltatásra kötelezettek mindazok az áfaalanyok, akik belföldön nyilvántartásba vett áfaalany részére, belföldön teljesítenek termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást, és erről számlát (vagy azzal egy tekintet alá eső okiratot) bocsátanak ki (a fordított áfás ügyleteket és az alanyi mentes adózók ügyleteit is beleértve).

A következő nagyobb változás 2021. január 4-én következett be, amikor tovább bővült az érintettek köre. A kötelezettség ekkortól már nem csak a belföldön nyilvántartásba vett áfaalany vevőnek kiállított számlákra vonatkozik, hanem minden olyan bizonylatra kiterjed, amelynek kiállítására az Áfa tv. számlázási szabályait kell alkalmazni. Így azóta a nem áfaalany magánszemélynek vagy szervezetnek, valamint az uniós vagy unión kívüli külföldi áfaalanynak kiállított számlák adatait is jelenteni kell.

A kockázatelemzés és az online számlaadat-szolgáltatás kapcsolata

Az adóhatóság elképesztő mennyiségű tranzakciós adatot gyűjt be, használ fel és elemez a tevékenysége során. Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos kockázatelemzés részeként alapvetően az alábbi adatokat, adatforrásokat veti össze a bevallásokkal:

• tételes áfaösszesítő jelentések
• online pénztárgép adatok
• a kezelőszemélyzet nélküli automata szolgáltatások adatai
• foglalkoztatotti bejelentések és a járulékbevallások
• EKAER adatok
• import adatok
• az uniós tagállami, közösségi ügyletek kontrolladatai
• NTAK (Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ) adatok

Abban az esetben, ha a felsorolt adatkörök és a bevallások között eltérés mutatkozik, az azt jelenti, hogy akkor az adóhatóságnak teendője van.

Kapcsolódás az eÁFA‑hoz és az adategyeztetési eljáráshoz

Az eÁFA-rendszer mögötti koncepció lényege, hogy a NAV a rendelkezésére álló, illetve valós időben beérkező tranzakciós adatokra épít. Ebben kiemelt szerepe van az Online Számla (OSA) rendszerből származó számlaadatoknak: minél pontosabb és teljesebb az online számlaadat-szolgáltatás, az annál megbízhatóbb alapot jelent az eÁFA‑folyamatokhoz és a kapcsolódó ellenőrzésekhez.

A szolgáltatott adatok minősége, pontossága tehát kulcskérdéssé vált az elmúlt években. Ez az oka annak, hogy az adóhatóság egyre szigorúbb adatminőségi elvárásokat támaszt az adózókkal szemben. Ennek egyik kényszerítő eszköze a 2025-ben bevezetett adategyeztetési eljárás, amelynek célja, hogy az Online Számla rendszerben feltárt eltéréseket az érintettek minél gyorsabban, rövid határidővel tisztázzák.

Mit jelentenek a NAV visszajelzései (DONE / INFO / WARN / ERROR)?

A mindennapi működésben az online számlaadat-szolgáltatás minősége jól követhető a NAV által visszaadott státusz‑ és hibaüzenetekből. A kötelezettség teljesítettnek tekinthető, ha a rendszer „DONE” (sikeres) vagy „INFO” (tájékoztató) üzenetet ad. „WARN” esetén ugyan a beküldés megtörténik, de a számla és/vagy az XML adattartalma hibás lehet, ezért jellemzően felülvizsgálatot és javítást igényel.

Fontos fejlemény, hogy 2025 szeptemberétől egyes korábbi figyelmeztetések blokkoló hibának („ERROR”) minősülhetnek, így a rendszer az adatszolgáltatást visszautasíthatja. Ennek gyakorlati következménye, hogy az érintett számlák adatai nem feltétlenül jelennek meg a vevői oldalon. Ez a számlák rendezését és a partnerek közötti elszámolást is lassíthatja. A megfelelési kockázatot növeli, hogy a hibás vagy hiányos teljesítéshez számlánként akár 1 millió forintos mulasztási bírság is kapcsolódhat.

Hogyan segíthetünk az online számlaadat-szolgáltatás teljesítésében?

A tapasztalatok alapján ma már nem elég „csak” beküldeni az adatokat. Érdemes olyan kontrollt és működési rendet kialakítani, amely a NAV‑visszajelzések értelmezését, a hibák okainak feltárását és a javítások priorizálását is támogatja. Az Andersen szakértői csapata ebben több ponton is segítséget tud nyújtani.

Ebben nagy szerepet játszik cégünk saját fejlesztésű szoftvere, amely belépést biztosít az adott ügyfél Online Számla Rendszerben lévő fiókjába (az ügyféltől kapott technikai felhasználó révén). Az eszköz segítségével sokkal részletesebb lekérdezéseket lehet generálni (adatszolgáltatások státusza tételenként, hibaüzenetek, figyelmeztetések, egyéb releváns információk), mint amit egy sima, másodlagos felhasználó lehetővé tenne. A riportokra építve az alábbi szolgáltatásokat kínáljuk:

• a NAV által jelzett hibák és eltérések gyors diagnosztikája;
• rendszerszintű hibák feltárása;
• a problémák okainak feltárása a számlázási folyamatok és az ERP‑környezet oldaláról;
• a javítási lépések megtervezése és koordinálása;
• támogatás az adategyeztetési eljárás során a határidők és a szükséges szakmai egyeztetések kézben tartásában.

Abban az esetben, ha egy tévesen alkalmazott adókulcs, egy hibás jogszabály-értelmezés, egy figyelmen kívül hagyott jogszabályváltozás vagy akár egy rendszeresen ismétlődő adathiba miatt jelentős mennyiségű, helytelenül kiállított számla keletkezik, ezeket módosítani, helyesbíteni kell. Emellett gondoskodni kell az ehhez kapcsolódó online számlaadat-szolgáltatási, bevallási és dokumentációs kötelezettségek teljesítéséről is. Ebben segít utólagos számlahelyesbítések tömeges riportálása szolgáltatásunk.