Alapvető változásokat hozhat a cégek közötti számlázási gyakorlatban az adóhatóság által idén bevezetett teljes digitalizáció, hiszen a papíralapú számlázás lényegében az online adatszolgáltatás mellett már csak felesleges duplikáció, így annak napjai akár meg is vannak számlálva.
A 2021. január 4-től hatályos új szabályok szerint a belföldön nyilvántartásba vett társaságok valamennyi számlájuk után kötelesek ugyanis online adatszolgáltatásra, amely adatokat a vevő is elérheti az adóhatóság online platformján.
Nagyon fontos újítás, hogy az adóhatóság 3.0-ás adatszolgáltatási sémája már arra is lehetőséget biztosít, hogy az adatszolgáltatáson kívül az adóalanyoknak ne kelljen külön számlát kiállítaniuk és a partnereik részére elküldeniük, ehelyett a felek magát, az adóhatóságnak elküldött adatállományt tekinthetik számlának. Ez tehát forradalmi lépés a számlázási rendszerek digitalizációjának irányába.
Ahhoz, hogy igénybe vehető legyen ez a megoldás, néhány további feltételt kell teljesíteni:
- Mivel a megoldás elektronikus számlázásnak minősül, ezért a feleknek legalább ráutaló magatartással meg kell egyezniük abban, hogy a jövőben az adatszolgáltatáson keresztül számláznak egymás között.
- Mivel maga az adóhatóságnak megküldött XML tekinthető e-számlának, ezért az adatszolgáltatásnál nem elegendő kizárólag az Áfa törvény szerinti kötelező adattartalmat jelenteni. Ehelyett minden más, egyébként a számlán is szerepeltetendő adatot jelenteni kell az adóhatóság számára (például a fizetés módját, fizetési határidőt, bankszámlaszámot, megrendelésszámot).
- Az adatszolgáltatásban a 3.0-ás sémával megjelenő, ún. ’completenessIndicator’ mezőt true értékre kell állítani.
- Tekintettel arra, hogy az adóhatóság a számla archiválásában is segítséget nyújt majd, kötelezővé válik az ún. hash kódos archiválás, melynek keretében egy szoftveres megoldással egy külön kódot kell képezni a számláról, és azt az adatszolgáltatással együtt megküldeni az adóhatósághoz.
Habár az új e-számla lehetőség számos előnnyel bír az automatizált számlafeldolgozás és a digitális munkafolyamatok területén, és ezért már középtávon is népszerű számlázási megoldás lehet, teljes körű elterjedésére egyelőre nem lehet számítani, hiszen annak maga az adatszolgáltatás alkalmazási köre szab határokat:
- Magánszemély vevők esetében a megoldás nem alkalmazható tekintettel arra, hogy az adatszolgáltatásban nem szerepelhet a magánszemély neve és címe.
- Nyilvánvalóan kizárólag belföldi adóalanyok között lehet alkalmazni.
- Helyesbítő számla kizárólag akkor bocsátható ki, ha az előzményszámla is adatszolgáltatás keretében került kiállításra.
- Nem alkalmazható akkor sem, ha az XML mérete a kiállítást követően nagyobb, mint 10 MB – ilyenkor ugyanis a számlasorok összevonására van szükség, amely esetben nem küldhető be teljes adattartalmú számla.
Amennyiben az Ön Társasága érdeklődik a fentiekhez hasonló, új számlázási rendszer bevezetéséről, és az esetleges gyakorlati lépésekről, úgy készséggel állunk a rendelkezésére.