2025. január 1-től a hazai vállalkozások e-számla formájában kapják meg földgáz és villamosenergia közüzemi számláikat. Ez a jelentős változás nem csak a szolgáltatókra, hanem a nem lakossági ügyfelekre is új adminisztrációs terhet ró, akiknek jövőre az elektronikus bizonylatok digitális megőrzésére vonatkozó jogszabályoknak is maradéktalanul eleget kell tenniük.
Az elektronikus számlázás kiterjesztése
Fontos módosítások lépnek életbe 2025. január 1-jén a földgázellátásra és a villamos energiára vonatkozó szabályozásban. Ezek értelmében többek között a villamosenergia- és földgázkereskedő társaságok számára is kötelezővé válik az elektronikus számlázás a nem lakossági ügyfelek részére kibocsátott számlák esetében.
Mint ismert, az elektronikus számlázáshoz a számlabefogadó előzetes jóváhagyását követeli meg az áfatörvény jelenlegi szövege. Ettől fog eltérni a fentiekben említett szabály, amelyet csak megerősít a múlt héten a politikai szinten elfogadott ViDA (VAT in Digital Age) javaslatcsomag, amelyet várhatóan decemberben fognak kihirdetni. Ez a csomag nagy valószínűséggel úgy módosítja az uniós Áfa Irányelvet, hogy belföldi ügyletek esetében a tagállamok eltekinthetnek a vevői beleegyezéstől, ha kötelezően előírták az elektronikus számlázást.
A cégek tehát 2025-től akkor is elektronikusan kapják majd meg a közüzemi számláikat, ha ehhez előzetesen nem járultak hozzá. Ha pedig Magyarország tovább bővítené az elektronikus számlázás körét, akkor ezt 2025-től már szabadon megteheti majd. A VIDA csomag elfogadása egyben azt is jelenti, hogy később sem lesz megállás: 2030-tól a határon átnyúló ügyletek esetében kötelező lesz minden szállítónak az EU sztenderdek szerint kiállított elektronikus számlákat használnia a számlázáshoz, míg a számlabefogadóknak kötelező lesz az ilyen számlákat befogadniuk.
Elektronikus számlák befogadása – mi a probléma?
A számlabefogadók oldalán a feladatot az áfatörvény azon előírása adja, amely úgy rendelkezik, hogy az elektronikus számlát elektronikusan kell megőrizni, és a megőrzési időszak során végig (a Számviteli tv. alapján nyolc évig) biztosítani kell az áfatörvény által előírt alapelveket: a számla eredetének hitelességét, az adattartalma sértetlenségét és a bizonylat olvashatóságát.
Azt, hogy milyen módon lehet ezeket az alapelveket biztosítani, külön jogszabályok határozzák meg, melyek archiválási megoldásonként hol részletesen, hol általános, alapelvi szinten határozzák meg a követendő szabályokat. Ezeket adott esetben az adóhatóság is vizsgálhatja egy adóhatósági ellenőrzés keretében. Általánosságban elmondható, hogy a jogszabályoknak megfelelő, digitális archiválás biztosításához egy komplex számviteli-, adószakmai és informatikai megközelítésre van szükség, különös tekintettel a szabályok bonyolultságára és sok esetben keretszabály jellegére.
Az elektronikus számlázás előnyökkel is járhat
Az elektronikus számlázás ugyanakkor hosszú távon adminisztrációs könnyebbséggel járhat, hiszen a vállalkozások költségeket is spórolhatnak általa (például irattárolási díjakat vagy postaköltséget). Ráadásul a jogszabályi előírások arra is lehetőséget adnak, hogy az adózók a meglévő papíralapú dokumentumaikat elektronikusan őrizzék meg, feltéve természetesen, hogy a digitális konverzióra a jogszabályok által előírt garanciák mellett kerül sor.
A fentiek alapján fontos konklúzió, hogy azoknak a vállalkozásoknak, amelyek még nem állnak készen az elektronikus archiválásra, érdemes mielőbb áttekinteni a rendelkezésre álló, digitális iratmegőrzési lehetőségeket. Az olyan vállalkozásoknak, amelyek már maguk is képesek elektronikus számlákat kezelni és megőrizni, mindenképpen javasolt a rendszerek jogszabályszerű működéséről megbizonyosodni.
Az Andersen Adótanácsadó Zrt. csapata készséggel áll a vállalkozók rendelkezésére az elektronikus archiválás bevezetésében, a már meglévő archiválási gyakorlat felülvizsgálatában, illetve alternatív folyamatok feltérképezésében is.