Utólagos számlahelyesbítések tömeges riportálása

A számlázási folyamatokban előforduló hibák sok esetben csak utólag, akár évekkel később derülnek ki. Egy tévesen alkalmazott adókulcs, egy hibás jogszabály-értelmezés, egy figyelmen kívül hagyott jogszabályváltozás vagy akár egy rendszeresen ismétlődő adathiba jelentős mennyiségű, helytelenül kiállított számlát eredményezhet. Ilyenkor nem elegendő a hiba beazonosítása: az érintett számlákat módosítani, helyesbíteni kell, és gondoskodni kell az ehhez kapcsolódó online számlaadat-szolgáltatási, bevallási és dokumentációs kötelezettségek teljesítéséről is.

Az Andersen informatikai partnerével, az NTC Kft-vel együtt olyan komplex szolgáltatást kínál ügyfelei számára, amely a tömeges utólagos számlahelyesbítések teljes folyamatát támogatja: az érintett számlák beazonosításától kezdve a helyesbítő számlák kibocsátásán és NAV felé történő riportálásán át egészen a kapcsolódó bevallási, önellenőrzési és partnerkommunikációs feladatok kezeléséig.

Amikor a számlahelyesbítés már nem kezelhető manuálisan

Egyedi hibák esetén a számla módosítása jellemzően a vállalkozás saját számlázási vagy vállalatirányítási rendszerében is megoldható. Más a helyzet azonban akkor, ha a hiba hosszabb időszakon keresztül, visszatérően jelent meg a számlázási gyakorlatban. Ilyen esetben az érintett számlák száma akár a több ezres nagyságrendet is elérheti, a manuális helyesbítés pedig aránytalanul nagy idő- és erőforrásigénnyel járna.

A tömeges számlahelyesbítés különösen érzékeny terület, mert nem csupán technikai számlázási feladatot jelent. A helyesbítő számlák kiállítását össze kell hangolni az online számlaadat-szolgáltatással, az esetleges áfabevallási vagy önellenőrzési kötelezettségekkel, az iratőrzési szabályokkal, valamint szükség esetén az üzleti partnerek tájékoztatásával is. A NAV tájékoztatása szerint az Online Számla rendszerben minden olyan számláról, módosító és érvénytelenítő számláról adatot kell szolgáltatni, amelyre az áfatörvény számlázási szabályai vonatkoznak.

Elkülönített megoldás tömeges számlakorrekciókra

Az Andersen Adótanácsadó Zrt. informatikai partnerével, az NTC Kft.-vel közösen olyan, saját számlázószoftverre épülő megoldást dolgozott ki, amely lehetővé teszi a tömeges utólagos számlahelyesbítések gyors, kontrollált és elkülönített kezelését. A szolgáltatás egyik fontos előnye, hogy a helyesbítési folyamat nem terheli meg az ügyfél napi működésben használt számlázási vagy ERP-rendszerét.

A megoldás elkülönült számlasorszám-tartomány alkalmazásával kezeli a helyesbítő számlákat, így a korrekciós folyamat jól elválasztható a vállalkozás aktuális, napi számlakibocsátásától. Ez különösen akkor jelent előnyt, ha a vállalatnál nagy számlaforgalom mellett kell több évre visszamenő, jelentős mennyiségű számlát módosítani.

Az érintett számlák beazonosítása

A folyamat első lépése minden esetben az érintett számlakör pontos meghatározása. Ez történhet az ügyfél ERP-rendszeréből kinyert adatok feldolgozásával, valamint az online számlaadat-szolgáltatás adatainak felülvizsgálatával. A cél annak meghatározása, hogy mely számlák érintettek a hibában, milyen jellegű korrekcióra van szükség, és milyen adózási következmények kapcsolódhatnak a módosításhoz.

A számlakör beazonosítása során nemcsak a technikai adatok vizsgálata fontos, hanem az adózási háttér tisztázása is. Meg kell határozni, hogy a hiba milyen időszakokat érint, milyen módosító számlákat kell kibocsátani, és szükség van-e a korábbi bevallások önellenőrzésére.

Helyesbítő számlák kibocsátása és online számlaadat-szolgáltatás

Az előkészítést követően az Andersen és az NTC által biztosított számlázószoftvert regisztrálni kell az adott ügyfélhez annak érdekében, hogy a rendszer az ügyfél nevében legyen alkalmas számlák kibocsátására, valamint a kapcsolódó online számlaadat-szolgáltatás teljesítésére.

A megoldás nagy mennyiségű helyesbítő számla gyors kibocsátását teszi lehetővé. A szolgáltatás keretében akár egy napon belül több ezer helyesbítő számla is kiállítható, az online számlaadat-szolgáltatás teljesítésével együtt. Ez jelentősen csökkentheti azt az adminisztratív terhet, amelyet a számlák egyenkénti, manuális módosítása jelentene.

A folyamat során az iratőrzési kötelezettség teljesítéséről is gondoskodni kell. Ez azért lényeges, mert a tömeges számlahelyesbítés nem zárul le a helyesbítő számlák kibocsátásával. A dokumentumoknak a jogszabályi előírásoknak megfelelően később is rendelkezésre kell állniuk.

Bevallási és önellenőrzési feladatok kezelése

A tömeges számlamódosítás gyakran bevallási vagy önellenőrzési kötelezettséget is maga után von. Amennyiben a korrekció érinti az adóalapot, az áfa összegét vagy a bevallott adatok helyességét, a számlázási feladatok mellett az adózási következményeket is rendezni kell.

Az Andersen támogatást nyújt a kapcsolódó bevallási és önellenőrzési feladatok teljesítésében is. Ez magában foglalhatja az érintett időszakok vizsgálatát, a korrekciók adózási hatásainak meghatározását, valamint a szükséges bevallási lépések előkészítését.

Támogatás NAV-eljárások és partnerkommunikáció esetén

A nagy volumenű, utólagos számlahelyesbítések az adóhatóság figyelmét is felkelthetik. Ezért fontos, hogy a folyamat adózási és dokumentációs szempontból is megfelelően előkészített legyen. Az Andersen ügyfeleit a kapcsolódó NAV-ellenőrzésekben és eljárásokban is támogatni tudja.

A számlamódosítások az ügyfél üzleti partnereit is érinthetik, ezért szükség lehet azok megfelelő tájékoztatására. A szolgáltatás részeként az Andersen ebben is segítséget nyújt. Támogatja az ügyfelet a kommunikáció előkészítésében, illetve szükség esetén a számlamódosítással érintett partnerekkel történő kapcsolatfelvételben.

A probléma megelőzhető és időben feltárható

Ezen a helyen érdemes felhívni a figyelmet egy másik, szakmai értelemben kapcsolódó szolgáltatásunkra, az online számlaadat-szolgáltatás felülvizsgálatára. Ennek keretében ugyanis jó eséllyel feltárhatók olyan számlák, amelyek a helytelen kiállításuk és/vagy online számlaadat-szolgáltatásuk okán adókockázatot hordoznak. A hibából és annak kialakulása természetéből fakadóan ilyen esetekben akár tömegesen kiállított számlákról is beszélhetünk.

Amennyiben vállalkozásánál nagy mennyiségű számla utólagos helyesbítésére van szükség, az Andersen adótanácsadói és informatikai szakértő partnerei segítenek a folyamat megtervezésében és lebonyolításában.